📘 Este artigo foca no passo a passo de preenchimento no e-CAC. Se você ainda não sabe quem deve pagar, a tabela de alíquotas ou o que mudou em 2026, leia primeiro o guia completo do Carnê-Leão 2026 →
⚠️ Atenção: mudança importante em 2026
O programa desktop do Carnê-Leão foi descontinuado. Em 2026, o preenchimento é feito exclusivamente pelo Carnê-Leão Web no e-CAC, com conta gov.br nível prata. Este guia cobre todo o processo atualizado.
Saber que precisa pagar o Carnê-Leão é só metade do caminho. A outra metade — e onde a maioria erra — é como preencher o sistema corretamente: qual campo usar para cada tipo de rendimento, o que vai no Livro Caixa, onde informar o INSS, como conferir o imposto calculado e como emitir o DARF sem erros.
Este guia mostra o passo a passo completo e atualizado para 2026 — do acesso ao e-CAC até o comprovante de pagamento do DARF, com atenção especial aos erros que mais caem na malha fina.
7
etapas no
sistema
15 min
tempo médio
por mês
0190
código do
DARF
5 anos
guarde os
comprovantes
Neste guia
- O que você precisa antes de começar
- Como acessar o Carnê-Leão Web
- Configuração inicial
- Como lançar os rendimentos
- Como usar o Livro Caixa
- Como informar as deduções
- Como conferir o imposto
- Como emitir e pagar o DARF
- DARF em atraso
- Exportar para a declaração anual
- Erros que mais geram malha fina
- Perguntas frequentes
O Que Você Precisa Antes de Começar
Separe estas informações antes de abrir o sistema para não precisar interromper o preenchimento no meio:
✅ Documentos obrigatórios
- Conta gov.br nível prata ou ouro
- CPF ou CNPJ de cada pagador do mês
- Valor bruto recebido de cada pagador
- Data exata de cada recebimento
- Guia GPS do INSS pago no mês (se autônomo)
📋 Para o Livro Caixa (autônomos)
- Notas fiscais e recibos das despesas profissionais
- CPF ou CNPJ de cada credor (locador, funcionário, contador)
- Valores e datas de cada despesa do mês
- Comprovante de aluguel profissional (se houver)
Ainda não tem conta gov.br nível prata?
Baixe o app gov.br → faça login → clique em “Aumentar nível de segurança” → escolha reconhecimento facial, validação pelo app do seu banco ou título de eleitor. O processo leva menos de 5 minutos.
Como Acessar o Carnê-Leão Web no e-CAC
1. Acesse: cav.receita.fazenda.gov.br
2. Clique em “Entrar com gov.br”
3. Informe seu CPF e senha da conta gov.br
4. No menu lateral esquerdo: Declarações e Demonstrativos
5. Clique em “Carnê-Leão Web”
6. Selecione o ano 2026 → clique em “Acessar”
Não encontrou o Carnê-Leão Web no menu? Verifique se sua conta gov.br está no nível prata — contas bronze não têm acesso ao e-CAC completo. Também confira se está acessando pelo computador; em alguns celulares o menu lateral do e-CAC fica oculto atrás do ícone ☰.
Etapa 0 — Configuração Inicial do Sistema
Faça apenas uma vez por ano
Na primeira vez que acessar o sistema em 2026, o Carnê-Leão Web pedirá a configuração do seu perfil. Esta etapa define quais campos e abas estarão disponíveis durante o ano:
- Na tela inicial do Carnê-Leão Web, clique em “Configuração”
- Responda: “Você é trabalhador autônomo?”
Sim → habilita a aba Livro Caixa — use se presta serviços por conta própria
Não → sem Livro Caixa — use se os rendimentos são apenas de aluguel ou pensão
- Responda: “Recebe rendimentos do exterior?”
Sim → habilita lançamento em moeda estrangeira com conversão pela cotação do dia
Não → padrão para quem recebe somente de pagadores no Brasil
- Preencha a aba “Identificação”: endereço profissional, NIT/PIS/PASEP, ocupação principal e número de dependentes
- Clique em “Salvar configuração”
Configuração errada? Você pode alterar a qualquer momento em “Configuração” — mas se já fez lançamentos no Livro Caixa e depois desmarcar “autônomo”, os lançamentos são apagados. Confirme bem antes de mudar.
Etapa 1 — Como Lançar os Rendimentos do Mês
Esta é a etapa principal — feita todo mês para cada pagador diferente:
- Na tela inicial, clique no mês de competência (ex: Março/2026)
- Clique em “Nova Entrada”
- Preencha os campos:
| Campo | O que informar | Atenção |
|---|---|---|
| CPF / CNPJ do pagador | Documento de quem te pagou | O sistema preenche o nome automaticamente |
| Tipo de rendimento | Veja tabela abaixo | Escolha o tipo correto — afeta o cálculo |
| Valor recebido | Valor bruto — sem descontar nada | Não deduza o INSS ou despesas aqui |
| Data de recebimento | Quando o dinheiro entrou na conta | Regime de caixa — data do pagamento, não do serviço |
Tipos de rendimento: qual escolher?
| Tipo no sistema | Quando usar | Exemplos |
|---|---|---|
| Trabalho Não Assalariado | Serviços prestados como autônomo para PF | Consulta médica particular, honorários de advogado, sessão de psicólogo, aula particular |
| Aluguéis | Aluguel de imóvel recebido de pessoa física | Inquilino pessoa física pagando aluguel residencial ou comercial |
| Pensão Alimentícia | Pensão recebida de ex-cônjuge PF | Pensão paga diretamente pelo ex-cônjuge sem intermediação judicial de retenção |
| Rendimentos do Exterior | Qualquer rendimento de pagador no exterior | Freelancer com clientes fora do Brasil, AdSense (Google Ireland), YouTube, plataformas internacionais |
| Outros Rendimentos | Rendimentos de PF que não se encaixam nas categorias acima | Prêmios, direitos autorais pagos por PF, participações |
- Clique em “Salvar”
- Repita os passos 2 a 4 para cada pagador diferente no mesmo mês
Regime de caixa — regra fundamental
O Carnê-Leão usa regime de caixa: o que importa é quando o dinheiro entrou na sua conta, não quando o serviço foi prestado. Atendeu o paciente em fevereiro mas recebeu em março? Lance em março. Fez o serviço em dezembro mas o cliente pagou em janeiro de 2027? Lance no Carnê-Leão de janeiro de 2027.
Etapa 2 — Como Usar o Livro Caixa para Reduzir o Imposto
O Livro Caixa é a principal ferramenta legal para reduzir o Carnê-Leão. Só está disponível para quem marcou “trabalhador autônomo: Sim” na configuração.
- Ainda no mês selecionado, clique na aba “Livro Caixa”
- Clique em “Nova Despesa”
- Preencha: data, descrição detalhada, CPF ou CNPJ do credor e valor
- Clique em “Salvar”
- Repita para cada despesa profissional do mês
O que pode e o que não pode entrar no Livro Caixa
✅ PODE deduzir
- Aluguel do consultório, escritório ou estúdio profissional
- Luz, água, internet — proporcional ao uso profissional
- Material de consumo da atividade (papel, insumos, luvas)
- Salário + encargos de funcionário da atividade
- Honorários contábeis referentes à atividade
- Contribuição ao sindicato ou conselho profissional (CRM, CRP, OAB)
❌ NÃO pode deduzir
- INSS próprio (deduzido em “Deduções”, não aqui)
- Gastos pessoais: supermercado, academia, vestuário
- Gasolina e IPVA de carro de uso pessoal
- Compra de equipamentos (computador, aparelhos) — é investimento
- Cursos, pós-graduação, especializações
- Despesas sem comprovante com CPF/CNPJ do credor
Limite do Livro Caixa
O total deduzido não pode superar os rendimentos brutos do mês. Se as despesas superarem os rendimentos, o saldo excedente é transferido automaticamente para o mês seguinte. O saldo de dezembro, porém, não é transferido para janeiro do ano seguinte — é perdido. Planeje-se.
Etapa 3 — Como Informar as Deduções
As deduções ficam em uma aba separada do Livro Caixa. São três tipos:
- Clique na aba “Deduções”
- Preencha cada campo disponível:
| Dedução | Valor 2026 | Como preencher |
|---|---|---|
| INSS | Valor exato da guia GPS paga no mês | Informe o valor da contribuição mensal ao INSS como autônomo — não o teto, o valor real pago |
| Dependentes | R$ 189,59 por dependente/mês | Informe a quantidade — o sistema calcula o valor automaticamente |
| Pensão paga | Valor integral com decisão judicial | Somente pensão paga com amparo de decisão judicial ou acordo homologado |
- Clique em “Salvar deduções”
⚠️ Erro gravíssimo — não cometa
O INSS tem campo próprio em “Deduções”. Nunca lance o INSS também no Livro Caixa. Dedução duplicada é o erro que mais gera autuação com multa de 75% sobre o imposto que deixou de ser pago. O campo é exclusivo — um ou outro, jamais os dois.
Etapa 4 — Como Conferir o Imposto Calculado
- Clique em “Apuração” ou “Demonstrativo do Mês”
- O sistema exibe o cálculo completo:
Rendimentos brutos do mês R$ X.XXX,XX
( − ) Livro Caixa R$ X.XXX,XX
( − ) INSS R$ XXX,XX
( − ) Dependentes R$ XXX,XX
Base de cálculo líquida R$ X.XXX,XX
IR pela tabela progressiva R$ X.XXX,XX
( − ) Redutor 2026 R$ XXX,XX
IR final (= valor do DARF) R$ X.XXX,XX
Como interpretar o resultado
R$ 0,00
Isento — não precisa emitir DARF. Mas continue com os lançamentos para exportação anual.
Menos de R$ 10
Acumula para o mês seguinte automaticamente — não gera DARF agora.
R$ 10 ou mais
Emita e pague o DARF até o último dia útil do mês seguinte.
Etapa 5 — Como Emitir e Pagar o DARF
- Clique em “Emitir DARF”
- Confirme: mês de competência e valor
- O DARF é gerado em PDF com código de barras — código de receita 0190
- Pague até o último dia útil do mês seguinte por uma destas formas:
Canal de pagamento Limite de valor Como pagar App bancário Sem limite Leitura do código de barras do PDF Internet banking Sem limite Campo “Pagar DARF” ou “Tributos Federais” Agência bancária Sem limite Leve o PDF impresso ou o código Lotérica Até R$ 3.000 Leve o PDF impresso - Salve o comprovante de pagamento por no mínimo 5 anos. O sistema do e-CAC registra o lançamento, mas pode demorar dias para processar — o comprovante é a sua única prova imediata.
Como Pagar o DARF do Carnê-Leão em Atraso
Esqueceu de pagar um mês? O processo é simples — não precisa de contador nem de nenhum processo especial:
- Acesse o Carnê-Leão Web normalmente
- Clique no mês atrasado
- Clique em “Emitir DARF”
- O sistema calcula automaticamente:
→ Multa: 0,33% ao dia sobre o imposto (máximo de 20%)
→ Juros: Selic acumulada desde o vencimento
→ DARF atualizado com o valor total a pagar hoje
- Pague o DARF gerado normalmente pelos canais habituais
Pague espontaneamente — sempre vale a pena: a multa máxima espontânea é 20% + Selic. Se esperar a Receita Federal autuar, a multa de ofício sobe para 75% do imposto devido — quase 4 vezes mais cara. Quanto antes regularizar, menor o custo.
Como Exportar o Carnê-Leão para a Declaração Anual
Ao final do ano, todos os lançamentos do Carnê-Leão precisam constar na declaração anual do IRPF. A exportação é automática e leva menos de 2 minutos:
- No Carnê-Leão Web, clique em “Exportar” no menu superior
- Selecione “Exportar para IRPF”
- Um arquivo .LEA será baixado no seu computador
- Abra o programa IRPF da declaração anual
- Acesse: Importar → Dados do Carnê-Leão
- Selecione o arquivo .LEA baixado
- Pronto — rendimentos, deduções e DARFs pagos são importados automaticamente
O que acontece com os DARFs já pagos?
Os valores pagos mensalmente são compensados no ajuste anual. Se pagou mais do que devia no ano → diferença vira restituição. Se pagou menos → aparece como imposto complementar a pagar até 31 de maio. Se pagou exatamente o correto → declaração fecha zerada.
Erros que Mais Geram Malha Fina no Carnê-Leão
1. Lançar INSS no Livro Caixa
O INSS tem campo próprio em “Deduções”. Colocá-lo também no Livro Caixa gera dedução duplicada — um dos erros mais frequentes que resulta em autuação com multa de 75%.
2. Não lançar meses com rendimento isento
Mesmo sem IR a pagar (rendimentos ≤ R$ 5.000), os rendimentos precisam ser lançados. Sem o lançamento, os dados não são exportados para a declaração anual — gerando divergência com as informações enviadas pelos pagadores à Receita.
3. Lançar rendimentos de empresas que já retiveram IR
Recebimento de CNPJ com retenção de IR não entra no Carnê-Leão. Duplicar o lançamento infla a base de cálculo e gera diferença na declaração anual.
4. Lançar no mês errado
O regime de caixa é rígido — o que vale é a data em que o dinheiro entrou na conta, não quando o serviço foi prestado. Lançar no mês do serviço em vez do mês do pagamento distorce a base de cálculo e pode gerar meses com saldo devedor e meses zerados incorretamente.
5. Incluir despesas pessoais no Livro Caixa
Supermercado, academia, gasolina pessoal e roupas não são dedutíveis. Em fiscalização, cada despesa pode ser solicitada com comprovante — despesas pessoais lançadas como profissionais geram multa de 75% sobre o imposto reduzido indevidamente.
6. Não exportar para a declaração anual
Redigitar os rendimentos manualmente na declaração anual, em vez de importar o arquivo .LEA, é fonte de erros de digitação e divergências. Use sempre a exportação automática.
7. Não guardar os comprovantes do DARF
Guarde todos os comprovantes de DARF pago por no mínimo 5 anos. O sistema do e-CAC registra os lançamentos, mas pode haver demora no processamento — o comprovante é a única prova imediata de quitação.
Ainda tem dúvida sobre as regras?
Veja o guia completo: quem paga, tabela 2026 e o que mudou com a isenção de R$ 5.000
Este artigo focou no preenchimento. Para entender quem deve pagar, como calcular com exemplos e o que mudou em 2026, acesse o guia completo.
Guia completo do Carnê-Leão 2026 →Leituras relacionadas:
Perguntas Frequentes
Como acessar o Carnê-Leão Web em 2026?
Acesse cav.receita.fazenda.gov.br, faça login com conta gov.br nível prata e navegue até Declarações e Demonstrativos → Carnê-Leão Web. O programa desktop foi descontinuado — o preenchimento em 2026 é exclusivamente online.
O que lançar no campo de rendimentos?
Somente rendimentos recebidos de pessoas físicas (CPF) ou do exterior sem retenção de IR: honorários de consultas e serviços autônomos, aluguel de inquilino PF, pensão alimentícia, pagamentos de plataformas internacionais como AdSense e Upwork. Rendimentos de empresas que já retiveram o IR não entram aqui.
Preciso preencher mesmo estando isento em 2026?
Sim. A isenção elimina o imposto a pagar, mas não elimina a obrigação de lançar. Sem o lançamento os dados não são exportados para a declaração anual, gerando divergência com as informações enviadas pelos pagadores à Receita Federal.
Qual o código do DARF do Carnê-Leão?
Código de receita 0190 para a maioria dos rendimentos. O sistema do Carnê-Leão Web preenche automaticamente ao gerar o DARF — você não precisa informar manualmente.
Como pagar o DARF atrasado?
Acesse o Carnê-Leão Web, clique no mês atrasado e em “Emitir DARF”. O sistema gera o boleto com multa de 0,33%/dia (máx. 20%) e juros Selic já calculados. Pague normalmente pelo app do banco, internet banking ou agência. Quanto antes pagar, menor o valor acumulado.
Como exportar para a declaração anual?
No Carnê-Leão Web, clique em Exportar → Exportar para IRPF. O arquivo .LEA é gerado e importado no programa IRPF pelo menu Importar → Dados do Carnê-Leão. Todos os rendimentos e DARFs pagos são transferidos automaticamente.
Última atualização: 08 de março de 2026 — guia baseado no Carnê-Leão Web disponível no e-CAC em 2026, com as regras de isenção até R$ 5.000/mês vigentes desde janeiro de 2026 (Lei nº 15.080/2025) e teto do INSS de R$ 908,85/mês.
Especialista em inteligência contábil e financeira, focado em traduzir regras complexas em estratégias de gestão financeira que geram resultados. Através de artigos práticos, mostra o caminho mais seguro para você otimizar seu planejamento tributário e focar no crescimento do seu negócio.
