MEI e CNPJ: Entenda a Diferença, Como Abrir, Vantagens e Obrigações

A dúvida entre MEI e CNPJ é comum entre quem quer empreender. Nos primeiros 100 caracteres, é essencial saber: MEI é um tipo de CNPJ, mas com regras e vantagens específicas.

Se você está pensando em se formalizar ou regularizar seu negócio, este guia completo vai tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto e ainda te mostrar como abrir o seu MEI passo a passo.

O que é MEI e o que é CNPJ?

Entender a diferença entre MEI e CNPJ é o primeiro passo para quem deseja formalizar um pequeno negócio no Brasil. Embora estejam diretamente ligados, eles representam conceitos diferentes.

O que é CNPJ?

O CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) é o número de identificação de toda empresa perante a Receita Federal. Ele funciona como o CPF de uma pessoa física, sendo um registro único que formaliza a existência de qualquer negócio, desde grandes multinacionais até pequenos empreendimentos.

Ter um CNPJ permite emitir notas fiscais, abrir conta bancária empresarial e acessar crédito.

O que é MEI?

MEI (Microempreendedor Individual) é um modelo de empresa, um tipo de CNPJ criado para autônomos e pequenos empreendedores se formalizarem de maneira simplificada. Ao se registrar como MEI, o empreendedor obtém um CNPJ e passa a ter direitos como aposentadoria e auxílio-doença.

Para ser MEI, é preciso atender a três regras principais:

1. Ter um faturamento anual de até R$ 81.000,00.
2. Não ser sócio ou titular de outra empresa.
3. Contratar no máximo um funcionário.

Diferenças principais entre MEI e outros tipos de CNPJ:

Como abrir um MEI e obter seu CNPJ

Abrir um MEI é rápido, gratuito e totalmente online. Veja o passo a passo:

Passo a Passo para Abrir MEI:

1. Acesse o Portal do Empreendedor.

2. Clique em “Quero ser MEI” e depois em “Formalize-se”.

3. Faça login com sua conta Gov.br.

4. Preencha os dados pessoais e da atividade (CNAE).

5. Confirme as informações e gere o seu CNPJ.

Documentos necessários:

• CPF;

• Título de eleitor ou número do último recibo do IR;

• Endereço comercial (pode ser sua casa, em muitos casos);

• Dados da atividade exercida.

Importante: Nem todas as atividades são permitidas no MEI. É necessário consultar a lista atualizada no Portal do Empreendedor.

Vantagens de ser MEI

Ser MEI oferece diversos benefícios para quem está começando no empreendedorismo. Além da formalização, as vantagens vão desde a parte fiscal até a previdenciária.

Principais vantagens do MEI:

• CNPJ próprio, o que permite emitir nota fiscal.

• Contribuição reduzida no INSS (direito à aposentadoria, auxílio-doença e licença maternidade).

• Acesso facilitado a crédito e conta PJ.

• Isenção de tributos federais como IRPJ, PIS, Cofins, IPI e CSLL.

• Facilidade na contratação de um funcionário.

Obrigações do MEI

Embora simplificado, o MEI tem deveres importantes para manter sua regularidade.

Obrigações mensais e anuais:

• Pagamento do DAS: guia única de imposto, com valor fixo mensal.

• Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI): feita todo ano até 31 de maio.

• Emissão de nota fiscal (quando vender para empresas).

• Manter dados atualizados no Portal do Empreendedor.

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Quem pode ser MEI?

Não é todo mundo que pode ser MEI. Veja as principais restrições:

• Faturar até R$ 81 mil por ano (média de R$ 6.750 por mês).

• Não ser sócio, titular ou administrador de outra empresa.

• Ter no máximo um funcionário contratado.

• Exercer atividade permitida na lista oficial.

• Servidores públicos devem consultar o estatuto da categoria.

Nota Fiscal MEI: como emitir e quando é obrigatório

Emitir nota fiscal MEI depende do tipo de cliente:

• Pessoa jurídica (empresa): obrigatória.

• Pessoa física: dispensada, exceto se o cliente exigir.

Passo a passo para emitir nota fiscal MEI:

Desde 2023, a emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) se tornou padronizada e obrigatória através do sistema nacional da Receita Federal para todos os MEIs prestadores de serviço que vendem para outras empresas (Pessoa Jurídica). A emissão para Pessoa Física continua opcional.

Veja o passo a passo simplificado para se adequar e emitir suas notas fiscais.

1. Cadastro no Portal Nacional (Primeiro Acesso)

Antes de tudo, você precisa se cadastrar na plataforma do governo.

• Acesse o Portal: Entre no Portal da Nota Fiscal de Serviço eletrônica.
• Realize o Cadastro: Clique em “Fazer primeiro acesso”. Você pode se cadastrar usando seu login do Gov.br, certificado digital ou criando um login com CPF/CNPJ e senha.
• Configure seus Dados: Após o login, vá para as configurações (ícone de engrenagem) e preencha os campos de e-mail e telefone. É crucial marcar a opção “Não informar nenhum valor estimado para os tributos” para que o sistema não calcule impostos indevidamente, já que o MEI paga tudo na guia DAS mensal.

2. Emissão da Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

Com o cadastro feito, a emissão pode ser realizada pelo site ou pelo aplicativo “NFS-e Mobile”.

• Acesse o Emissor Web: No portal, clique em “Emissão de NFS-e”.
• Emissão Simplificada: Para a maioria dos serviços, utilize a “Emissão Simplificada”.
• Preencha os Dados:
  • Data da Competência: Mantenha a data atual.
  • Emissor da Nota: Será o seu CNPJ.
  • Tomador do Serviço (Cliente): Informe o CNPJ ou CPF do cliente.
  • Serviço Prestado: Descreva o serviço realizado de forma clara.
  • Valor da Nota: Insira o valor total do serviço.
• Emitir NFS-e: Revise todas as informações e clique em “Emitir NFS-e”. A nota será gerada e você poderá baixar o PDF para enviar ao seu cliente.

E para Nota Fiscal de Produto (NF-e)?

Se você, como MEI, vende mercadorias, o processo é diferente e depende do seu estado.

1. Credenciamento na SEFAZ: Primeiro, você precisa se credenciar na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado para ser autorizado a emitir NF-e.
2. Certificado Digital: É necessário adquirir um Certificado Digital (padrão A1 ou A3) para assinar e validar as notas.
3. Utilizar um Emissor: Você pode usar o emissor de NF-e gratuito do Sebrae ou contratar um sistema de gestão (ERP) que ofereça essa funcionalidade.

Para vendas de produtos para pessoa física, a nota fiscal só é obrigatória se o cliente solicitar. Para vendas a outras empresas (CNPJ), a emissão da NF-e é sempre obrigatória.

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Contratar funcionário sendo MEI

O MEI pode contratar apenas 1 funcionário, com salário mínimo ou piso da categoria.

Documentos e obrigações para contratar:

• Registro em carteira (CLT).

• Pagamento de FGTS, INSS patronal e obrigações trabalhistas.

• Envio do eSocial MEI mensalmente.

Consulta e validação do CNPJ MEI

É essencial consultar a situação do seu MEI regularmente para evitar pendências.

Como consultar o CNPJ MEI:

• Acesse o site da Receita Federal.

• Busque pelo número do CNPJ ou nome empresarial.

• Verifique a situação cadastral (ativa, inapta, suspensa ou baixada).

O que fazer se ultrapassar o faturamento do MEI?

Ultrapassar o limite de faturamento anual do Microempreendedor Individual (MEI), atualmente de R$ 81.000, exige ações imediatas para regularizar sua empresa e evitar problemas com a Receita Federal. O procedimento varia conforme o valor excedido.

Manter o controle do seu faturamento mensal é crucial. Caso identifique que o limite será ou foi ultrapassado, siga os passos abaixo.

Quando o faturamento ultrapassar em até 20% (até R$ 97.200)

Se o seu faturamento anual ficar entre R$ 81.000,01 e R$ 97.200,00, a transição é mais simples:

• Comunique o Desenquadramento: Você deve acessar o Portal do Simples Nacional e comunicar o desenquadramento por excesso de receita.
• Pague o DAS Complementar: Será necessário gerar uma guia DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) complementar, com impostos calculados sobre o valor que excedeu o limite. O pagamento é feito no ano seguinte.
• Migração para Microempresa (ME): A partir de 1º de janeiro do ano seguinte, sua empresa será automaticamente enquadrada como Microempresa (ME), e você passará a recolher impostos com base nas regras do Simples Nacional para MEs.

Se o faturamento ultrapassar mais de 20% (acima de R$ 97.200)

Neste caso, as regras são mais rígidas e o processo é retroativo:

• Desenquadramento Imediato e Retroativo: A empresa deve solicitar o desenquadramento do MEI imediatamente. A transição para Microempresa (ME) será considerada retroativa a 1º de janeiro do ano em que o limite foi ultrapassado.
• Recálculo dos Impostos: Todos os impostos do ano deverão ser recalculados com base nas alíquotas do Simples Nacional para ME, com acréscimo de juros e multas.

Como encerrar o CNPJ MEI

Se decidiu parar as atividades, o encerramento também é simples:

Passo a passo para dar baixa no MEI:

1. Acesse o Portal do Empreendedor.

2. Clique em “Solicitar Baixa”.

3. Confirme os dados e finalize a solicitação.

4. Depois, envie a DASN de extinção.

A baixa é imediata, mas o MEI deve estar sem pendências fiscais para ser concluída com sucesso.

Conclusão e dicas finais

Agora que você entende as diferenças entre MEI e CNPJ, além das vantagens e obrigações envolvidas, fica mais fácil tomar uma decisão consciente. Para garantir sua regularidade:

• Mantenha o DAS em dia;

• Faça a declaração anual corretamente;

• Fique atento às mudanças nas regras do MEI;

• Sempre que possível, consulte um contador especializado.

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Daniel Santos

Formado em Contabilidade e especialista em Finanças. Apaixonado por descomplicar temas complexos, oferece insights práticos e confiáveis sobre gestão financeira e planejamento tributário. Seu blog é uma referência para quem busca clareza no mundo das finanças.