O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) deixou de ser novidade para se tornar a espinha dorsal do Departamento Pessoal. Porém, com as constantes atualizações de layout — incluindo as novas regras para Processos Trabalhistas e SST (Saúde e Segurança do Trabalho) — o risco de perder um prazo e gerar multas é real.
Este artigo não é apenas uma explicação teórica. É um guia de sobrevivência operacional. Abaixo, você encontra um Checklist do eSocial atualizado para 2026, organizado por frequência de envio, para garantir que sua empresa ou escritório de contabilidade esteja 100% em conformidade.
O que mudou no eSocial para 2025/2026?
Antes de ir para a lista, é crucial atualizar seu radar. O eSocial não é estático. As principais atenções para este ano são:
Reclamatória Trabalhista (Eventos S-2500 e S-2501): Agora é obrigatório informar processos trabalhistas transitados em julgado diretamente no portal.
SST e PPP Eletrônico: Os eventos de segurança (S-2210, S-2220, S-2240) impactam diretamente o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) do funcionário. Não enviar gera multas pesadas.
Substituição da DIRF: A partir de 2025, a DIRF foi extinta, sendo substituída pelas informações prestadas no eSocial e na EFD-Reinf.
Checklist eSocial: Rotina Mensal (Folha de Pagamento)
Esta é a rotina sagrada do DP. Imprima ou salve esta lista para conferência mensal.
| Prazo Limite | Evento | Descrição da Obrigação |
|---|---|---|
| Dia 07 | S-1299 | Fechamento dos Eventos Periódicos: O “botão final”. Após enviar tudo, você deve transmitir este evento para gerar as guias na DCTFWeb. |
| Dia 07 | S-1210 | Pagamentos de Rendimentos do Trabalho: Informa o pagamento líquido feito ao trabalhador (Regime de Caixa). Fundamental para o IRRF. |
| Dia 15 | S-1200 | Remuneração de Trabalhador: O “holerite” no eSocial. Detalha salários, horas extras e adicionais (Regime de Competência). |
| Dia 15 | S-1260 | Comercialização da Produção Rural: Obrigatório para produtor rural pessoa física. |
| Dia 20 | DCTFWeb | Emissão e Pagamento do DARF: Após o fechamento (S-1299), acesse a DCTFWeb para emitir a guia previdenciária unificada. |
Atenção: Se o dia 07 ou 15 cair em final de semana ou feriado, o envio deve ser antecipado para o dia útil anterior.
Checklist de Eventos Não Periódicos (Ocorrem sob Demanda)
Estes eventos não têm data fixa no calendário, mas possuem prazos rígidos a partir do momento em que o fato ocorre na empresa.
Admissão de Funcionário (S-2200): Deve ser enviado até o dia imediatamente anterior ao início do trabalho.
Erro comum: Enviar no dia que o funcionário começa. Isso gera multa automática por registro retroativo.
Desligamento/Rescisão (S-2299): Enviar até 10 dias corridos após a data do desligamento.
Alteração Contratual (S-2206): Enviar até o dia 15 do mês seguinte à alteração (ex: mudança de cargo ou salário).
Afastamento Temporário (S-2230):
Doença/Acidente: Enviar até o 16º dia do afastamento.
Licença Maternidade/Férias: Enviar antes do início.
Comunicação de Acidente de Trabalho (S-2210 – CAT): Prazo de 24 horas úteis após o acidente. Em caso de óbito, o envio é imediato.
Checklist de SST (Saúde e Segurança do Trabalho)
A fase de SST é a maior geradora de dúvidas. Mantenha estes três códigos no radar:
S-2210 (CAT): Acidentes de trabalho (como citado acima).
S-2220 (Monitoramento da Saúde): Refere-se aos Atestados de Saúde Ocupacional (ASO). Enviar até o dia 15 do mês subsequente ao exame (admissional, periódico ou demissional).
S-2240 (Condições Ambientais – Fatores de Risco): Informa a exposição a agentes nocivos (base para insalubridade/aposentadoria especial). Deve ser enviado na admissão e sempre que houver mudança no ambiente de trabalho.
📥 Baixe seu Checklist eSocial 2026
Imprima este calendário e coloque na mesa do seu Departamento Pessoal. Atualizamos anualmente com todas as mudanças.
Como evitar multas no eSocial: 3 Regras de Ouro
Para garantir que seu checklist funcione, adote estas práticas no escritório:
Saneamento Cadastral: Antes de enviar qualquer evento de admissão, verifique se o CPF e o NIS do funcionário estão consistentes na base da Receita Federal (Consulta Qualificação Cadastral).
Fechamento “Casado” (RH + Fiscal): O eSocial (Folha) alimenta a DCTFWeb, mas a EFD-Reinf (Retenções sem vínculo empregatício) também. As duas áreas precisam conversar antes do fechamento final no dia 15.
Monitore o “Totalizador”: Após enviar a folha (S-1200/S-1210), sempre cheque os eventos de retorno (S-5001/S-5002) para ver se o cálculo do INSS e IRRF do sistema bate com o do seu software de folha. Divergências de centavos podem travar a CND da empresa.
Este checklist é uma ferramenta de consulta rápida. Para casos complexos ou dúvidas sobre legislatura específica, consulte sempre o Manual de Orientação do eSocial (MOS) vigente.
FAQ – Perguntas Frequentes sobre eSocial 2026
1. Qual o prazo para fechar a folha no eSocial em 2026?
O fechamento dos eventos periódicos (S-1299) deve ser transmitido até o dia 15 do mês subsequente ao da competência. Porém, a boa prática recomendada é enviar até o dia 07 para garantir tempo hábil na emissão e conferência da guia DARF Previdenciário na DCTFWeb, evitando multas por atraso no recolhimento.
2. É obrigatório enviar SST para empresas sem risco (Grau de Risco 1 e 2)?
Sim. Mesmo empresas de baixo risco ou sem exposição a agentes nocivos devem enviar o evento S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho) pelo menos uma vez, informando a ausência de riscos (Código 09.01.001). Sem esse envio, a empresa fica irregular e não consegue emitir o PPP Eletrônico corretamente para seus funcionários.
3. Como informar processo trabalhista no eSocial?
Processos trabalhistas transitados em julgado devem ser informados através dos novos eventos S-2500 (Processo Trabalhista) e S-2501 (Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista). O prazo de envio é até o dia 15 do mês seguinte à data do trânsito em julgado ou da homologação do acordo judicial.
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